Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Cara Menggunakan Google Drive

Google merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang teknologi yang sampai saat ini tidak henti-hentinya melakukan inovasi terhadap kebutuhan manusia di dunia ini. Dimana google memulai semuanya melalui search engine google.com yang kemudian berinovasi dengan menghasilkan banyak produk untuk memenuhi semua kebutuhan pengunjung situsnya. Salah satu produk unggulan google adalah Google Drive, yang dimana google menyediakan sebuah ruangan khusus dengan kapasitas tertentu secara gratis kepada setiap pengunjung melalui produknya yaitu google mail (gmail), dalam hal ini ruangan yang disediakan memiliki tingkat keamaan tinggi yang hanya dimiliki oleh pemilik akun email tertentu saja. Google drive dapat menyimpan berbagai jenis file dan hampir tidak ada jenis file yang tidak dapat disimpan oleh google drive sepanjang kapasitas yang disediakan mampu menampung file tersebut. Jika ingin menyimpan file dengan kapasitas yang lebih banyak, google menyediakan fasilitas penyewaan dengan tarif tertentu yang dimana ruangan yang disediakan untuk menyimpan filenya lebih besar dari yang gratisan.

Pengertian Google Drive

Dari sedikit pembahasan diatas maka dapat disimpulkan sebuah pengertian dari google drive. Google Drive adalah sebuah media penyimpanan data online berbasis cloud yang memungkinkan setiap pengguna dapat mengakses dan menyimpan file secara online. Layanan google drive dapat dinikmati secara gratis ataupun berbayar tergantung kebutuhan kapasitas memori dari file yang akan disimpan.

Google Drive resmi diluncurkan pada tanggal 24 April 2012, dimana awal mulanya adalah sebuah perubahan fitur dari Google Docs yang beralih ke Google Drive yang artinya url docs.google.com diganti dengan url drive.google.com setelah diaktifkan. Saat ini Google Drive menyediakan kapasitas secara gratis sebesar 15GB, tetapi jika ingin menyimpan file lebih dari 15GB Google Drive menyediakan layanan berbayar dengan kapasitas mulai dari 100GB, 200GB, hingga 2TB.

Fungsi Google Drive

Sampai saat ini banyak orang yang menggunakan Google Drive karena fungsinya yang tidak hanya sebagai media penyimpanan data saja. Sebagai produk unggulan Google, Google Drive pastinya memiliki banyak fungsi yang bisa dimanfaatkan penggunanya, fungsi-fungsi tersebut wajib diketahui oleh setiap penggunanya, diantaranya adalah :

1. Menyimpan File

Fungsi ini adalah fungsi utama dari Google Drive, dimana penyimpanan yang disediakan oleh Google Drive adalah penyimpanan online yang dapat menyimpan berbagai jenis file, mulai dari dokumen, foto/gambar, suara, video, dan sebagainya. Selain menggunakan fitur unggah pada saat penyimpanan file, pengguna juga dapat membuat file tertentu menggunakan fitur aplikasi website yang sudah disediakan oleh google drive, fitur aplikasi tersebut diantaranya adalah Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, dan lain-lainnya.

2. Berbagi File dan Folder

Fungsi ini memberikan fasilitas kepada setiap pengguna untuk berbagi file dan folder kepada pengguna lainnya yang telah mengetahui link dari file ataupun folder tertentu. Setiap pengguna juga dapat mengundang pengguna lainnya untuk melihat, mengunduh, serta berkolaborasi pada file atau folder yang telah tersimpan pada Google Drive tanpa harus membuat lampiran melalui email.

3. Mengedit File

File yang sudah disimpan dapat diedit sesuai dengan kebutuhan melalui fitur aplikasi yang telah disediakan oleh Google Drive dan file juga dapat diedit melalui kolaborasi dengan pengguna lainnya.

4. Backup Data

Fitur ini berfungsi ketika terjadi kendala pada gadget pengguna, yang dapat menyebabkan file yang tersimpan pada gadget pengguna tidak dapat diakses kembali. Dengan mengaktifkan fitur sinkronisasi data pada Google Drive file yang disimpan pada gadget (komputer/smartphone) pengguna dapat langsung di-backup secara online setiap saat, sehingga file dipastikan dapat diakses kembali secara online pada Google Drive.

Manfaat Google Drive

Setelah mengetahui beberapa fungsi secara umum dari Google Drive, ada baiknya setiap pengguna Google Drive mengetahui manfaat yang diterima ketika menggunakan produk dan fasilitas dari Google Drive, diantaranya adalah :

1. Mengurangi Penggunaan Memori Media Offline

Dengan terbatasnya memori media penyimpanan offline yang disediakan oleh smartphone ataupun komputer, maka Google Drive dapat menjadi solusi untuk menyimpan data secara online, sehingga kebutuhan terhadap penyimpanan data pada media offline menjadi lebih sedikit dengan memanfaatkan media online Google Drive sebagai media penyimpanan data cadangan.

2. Mengakses dan Mengedit Data Lebih Cepat dan Efisien

Dengan menggunakan Google Drive sebagai media penyimpanan data online, maka sudah dapat dipastikan setiap pengguna dapat melakukan akses terhadap data yang telah disimpan kapanpun dan dimanapun menggunakan komputer ataupun smartphone selama masih ada akses internet. Selain itu setiap pengguna juga dapat memanfaatkan pengeditan file melalui sinkronisasi data terhadap fitur aplikasi Google Drive diantaranya Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, dan lain-lainnya. Dalam pengeditan file pengguna juga dapat menambahkan anggota pengguna lainnya untuk berkolaborasi melihat ataupun menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersamaan. Pengaturan kolaborasi tersebut dapat dilakukan dengan cara menambahkan email sesama pengguna google mail atau dengan mengambil link/URL untuk dibagikan ke publik.

3. Terintegrasi dengan Berbagai Produk Google pada Smartphone Android

Dengan melakukan sinkronisasi data terhadap smartphone Android, secara tidak langsung pengguna telah menghubungkan data pada smartphone-nya dengan semua produk Google ke Google Drive. Produk tersebut diantaranya Google Play, Google Mail, Google Business, Google Maps, Google Meet, Google Chrome, Google Calender, Google Contacts, Google Chat, Youtube, dan lainnya. Bahkan beberapa produk aplikasi pihak ketiga juga melakukan sinkronisasi data ke Google Drive, contohnya WhatsApp yang dimana menggunakan Google Drive sebagai media cadangan (backup) penyimpanan data.

Oleh karena itu, dengan memanfaatkan integrasi Google Drive dapat dipastikan ketika terjadi kerusakan ataupun kehilangan smartphone, semua data pengguna yang telah disinkronisasi tidak akan mengalami kehilangan karena sudah tersimpan pada Google Drive.

Cara Menggunakan Google Drive

Kali ini penulis ingin memberikan contoh implementasi Google Drive dengan metode akses pada desktop komputer. Untuk dapat menggunakan Google Drive, pastikan sudah memiliki akun Google Mail (gmail), jika belum silahkan lakukan registrasi disini. Berikut ini adalah cara penggunaannya :

1. Lakukan login ke akun gmail dengan mengetikan url https://www.gmail.com pada browser. Masukkan username email anda kemudian klik tombol Berikutnya, selanjutnya masukan password email anda, terakhir klik tombol Berikutnya.

2. Buka Google Drive dengan cara mengarahkan kursor mouse ke menu Google Apps dipojok kanan atas. Kemudian pilih menu Google Drive atau anda juga dapat langsung mengakses link/url https://drive.google.com/drive/my-drive pada browser anda.

3. Berikut ini adalah tampilan antar muka google drive ketika baru dibuka.

4. Klik tombol New/Baru untuk menampilkan menu dari google drive.

5. Untuk mengunggah file, anda dapat mengarahkan mouse dan klik tombol New/Baru di pojok kiri atas, kemudian pilih File upload atau Folder upload untuk mengunggah file atau folder. Selain itu anda juga bisa membuat dokumen dengan memilih fitur aplikasi dari Google Drive.

6. Untuk membagikan file atau folder, klik kanan pada file/folder yang akan dibagikan kemudian klik Share/Bagikan.

7. Kemudian muncul tab menu seperti gambar dibawah. Anda dapat menambahkan orang atau grups dengan mengetikkan email pengguna lain. Kemudian anda juga dapat memilih role (editor, commenter, & viewer) untuk menentukan jenis akses. Selain itu anda dapat membagikan link file dengan melakukan pengaturan pada general access.

8. Berikut ini adalah tampilan folder yang telah penulis share dengan berbagai keperluan sesuai dengan project yang telah penulis lakukan.

Kesimpulan

Dari penjelasan yang telah dipaparkan maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Google Drive adalah sebuah media penyimpanan data online berbasis cloud milik Google yang memungkinkan setiap pengguna dapat mengakses, mengatur, mengubah, dan menyimpan file secara online. Google Drive juga memiliki fungsi dan manfaat yang sama seperti layanan cloud lainnya, seperti Dropbox, OneDrive, dan iCloud.

Share :